Jak rozliczyć wynagrodzenie kierowcy ciężarówki bez zbędnych kosztów?
Od lutego 2022 roku narosło dużo mitów dotyczących wynagrodzeń kierowców. Zmiany wprowadzone poprzez wejście życie Pakietu Mobilności postawiły do góry nogami systemy rozliczeniowe znane od lat. Przewoźnicy zapominają lub nie wiedzą o możliwościach, w rozliczeniach które pozwolą na obniżenie kosztów zatrudnienia pracowników zgodne z obowiązującymi przepisami. A w związku z zbliżającym się rokiem 2025 warto poświęcić czas i pracę do zapoznania się z możliwościami zoptymalizowania kosztów zatrudnienia kierowców.
Jak wygląda sytuacja na rynku u przewoźników międzynarodowych?
Część przewoźników już wdrożyła w życie dostępne narzędzia wyliczania i wypłacania wynagrodzenia kierowcom zawodowym w oparciu o możliwe odliczenia pozwalające obniżyć ostateczny koszt zatrudnienia kierowcy. Niestety, ale w transporcie międzynarodowym nadal gros pracodawców decyduje się na wypłacanie wynagrodzeń pod stołem lub wypłaca w pełni oskładkowane kwoty wynagrodzenia. Wynika to z braku wiedzy o prawidłowym rozliczaniu czasu pracy kierowców zawodowych jaki i z przekonań “bo jak wypłacę pełne wynagrodzenie na liście płac to będę miał wyższy ZUS” lub “bo pracownicy będą przez większość roku na L4 lub na urlopach”. Jest to wyłącznie błędne koło które tylko nakręca frustrację zarówno kierowców jak i pracodawców.
Czy musimy płacić ZUS I PIT z całości wynagrodzenia u kierowców w transporcie międzynarodowym ?
To zależy od warunków, przede wszystkim musimy ocenić ostateczną wysokość wynagrodzenia, ponadto dużo zależy czy zastosujemy odliczenia zgodnie z ustawą o delegowaniu oraz ustawą o czasie pracy kierowców. Przede wszystkim podstawowym punktem odniesienia jest przeciętne wynagrodzenie prognozowane w Gospodarce Narodowej. Na rok 2024 kwota ta wynosi 7824 zł brutto, a w roku 2025 będzie już wynosić 8673 zł brutto. Pamiętajmy przy tym, że wynagrodzenie za miesiąc Grudzień wypłacane w miesiącu Styczniu już będzie musiało uwzględniać kwotę 8673 zł brutto.
Jakie narzędzia mamy do obniżenia PIT i ZUS?
Kwota przeciętnego wynagrodzenia jest dla osób rozliczających wynagrodzenie kierowcy samochodu ciężarowego granicą do której nie mamy możliwości działania w celu obniżenia kwoty ZUS. Narzędziami służącymi do obniżania podstaw ZUS jak i PIT są tzw. Diety wirtualne i Sanitariaty. Diety Wirtualne to ustandaryzowane kwoty przysługujące za każdy dzień pobytu za granicami Polski służące wyłącznie do obniżania podstawy ZUS i PIT! Kwot tych nie wypłacamy w formie wynagrodzenia i wynoszą 60 EUR w przypadku podstawy ZUS i 20 EUR dla PIT. Da przypomnienie diety wirtualne obniżają podstawę ZUS o 60 EUR za każdy dzień maksymalnie do kwoty przeciętnego wynagrodzenia, a podstawę PIT o 20 EUR za każdy dzień niezależnie od wysokości ostatecznego wynagrodzenia.
Czym są Sanitariaty ?
Są to zwroty uśrednionych kosztów poniesionych przez kierowców w transporcie międzynarodowym w związku z korzystaniem z urządzeń sanitarnych np. toalet lub pryszniców. W skutek zmian prawnych polscy przewoźnicy mają możliwość po uwzględnieniu odpowiednich zapisów prawnych na wypłatę świadczeń wypłacanych bez składek ZUS i całkowicie bez PIT. Z Czego wynika to czy odprowadzamy składki ZUS? A wynika z wysokości ostatecznego wynagrodzenia i umiejscowienia na liście płac. Jeżeli wynagrodzenie jest wyższe niż przeciętne prognozowane wynagrodzenie na dany rok i umiejscowimy sanitariaty na „końcu” listy płac w ten czas nie odprowadzimy składek ZUS dla części kwoty sanitariatów wypłacanej powyżej przeciętnego wynagrodzenia, natomiast jeżeli wynagrodzenie jest niższe niż przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, to w takiej sytuacji konieczne będzie odprowadzenie składek ZUS. Natomiast zaliczki na podatek PIT w przypadku sanitariatów niezależnie od wysokości wynagrodzenia nie odprowadzamy za kwotę wypłaconego Sanitariatu.
A co z delegacjami ?
Delegacje to element wynagrodzenia o którym przewoźnicy międzynarodowi często zapominają. Przecież część tras nadal wykonuje się w ramach transportu krajowego. W określonych warunkach nadal będziemy mogli naliczać delegacje krajowe będące zwrotem kosztów podróży służbowej pracownika.
A co z transportem krajowym ?
Transport krajowy również może optymalizować koszty zatrudnienia pracownika. Chociażby delegacje krajowe które są obowiązkowe do wypłacania wynagrodzeń ale w firmach na dzień dzisiejszy nie uwzględniane w wynagrodzeniach, a wręcz niewypłacane.
A jak działamy?
1. Współpracę rozpoczynamy od audytu zastanej sytuacji w przedsiębiorstwie – oceniamy jak wysokie są wynagrodzenia, poznajemy trasy kierowców oraz sprawdzamy czy obliczane są diety wirtualne i sanitariaty.
2. Proponujemy nasze rozwiązania i zapoznajemy z podstawami prawnymi. Przedstawiamy zasady odliczeń o diety wirtualne i sanitariatów.
3. Proponujemy optymalne stawki wynagrodzeń w oparciu o planowaną pracę kierowców uwzględniając możliwe do zastosowania dodatki w formie sanitariatów lub delegacji.
4. Wykonujemy rozliczenia zgodnie z ustaleniami stron.
Potrzebujesz sprawdzić i ocenić rozliczenia wynagrodzeń kierowców u Siebie w firmie skontaktuj się z Nami, a ocenimy twoją sytuację i przygotujemy ofertę.
Andrzej Cholewa
Ekspert ds. Rozliczeń Czasu Pracy Kierowców w firmie ANDCHOL